البيانات والخصوصية
التعامل المسؤول مع بيانات العملاء: نقطة انطلاق عملية.
من يطّلع على بيانات العملاء، وكم تحتفظ بها، وكيف تطلب الموافقة، مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) مرجعاً للشركات التي تخدم أوروبا.
ابدأ بخريطة بسيطة للبيانات
اكتب ما تجمعه من بيانات العملاء، وأين تُخزَّن، ولماذا. اشمل الأماكن الواضحة مثل قاعدة بيانات الموقع والمتجر الإلكتروني، والأماكن الأقل وضوحاً: جداول البيانات، والمجلّدات المشتركة، ومحادثات WhatsApp، وصناديق البريد، والملفات القديمة المصدَّرة على حاسوب محمول. ثم اسأل عن كل عنصر: هل نحتاج إليه فعلاً؟ إذا كان نموذج يطلب تاريخ الميلاد أو رقم الهوية ولا تستخدمه أبداً، فاحذف الحقل؛ فالبيانات التي لا تجمعها لا يمكن أن تتسرّب.
حدّد من يرى ماذا
امنح كل شخص صلاحية الوصول إلى ما يحتاج إليه عمله فقط؛ فسائق التوصيل يحتاج إلى العنوان ورقم الهاتف، لا إلى سجلّ المشتريات. واستخدم حسابات فردية بدل الحسابات المشتركة، لتعرف من اطّلع على ماذا، ولتلغي الصلاحية بسهولة عندما يغادر أحد الفريق. واحمِ الحسابات التي تحوي أكبر قدر من البيانات بكلمات مرور قوية وبالتحقّق بخطوتين، واسأل مزوّدي البرمجيات عن طريقة تشفير البيانات ونسخها احتياطياً.
قرّر مدّة الاحتفاظ
يبدو الاحتفاظ بالبيانات إلى الأبد خياراً آمناً، لكنه يضاعف ضرر أي تسريب. حدّد مدّة احتفاظ لكل نوع من البيانات بحسب حاجة العمل وما يفرضه القانون، كالسجلّات المحاسبية، ثم احذف البيانات أو أخفِ هويّة أصحابها فعلاً عند انتهاء المدّة. وسهّل على العملاء معرفة ما تحتفظ به عنهم، وتصحيحه، أو طلب حذفه؛ فهذه حقوق بموجب اللائحة الأوروبية، والتعامل الجيد معها يبني الثقة في كل الأسواق.
اطلب الموافقة بوضوح عند الحاجة
تحتاج الرسائل التسويقية وملفات تعريف الارتباط غير الضرورية عادةً إلى موافقة صريحة: خانة غير محدّدة مسبقاً، أو خيار حقيقي في شريط ملفات الارتباط، لا إعداد افتراضي مخفي. واكتب سياسة خصوصية بلغة بسيطة. وفي لبنان، يضع القانون رقم 81 لعام 2018 المتعلّق بالمعاملات الإلكترونية والبيانات ذات الطابع الشخصي قواعد خاصة أيضاً؛ لذلك راجع التزاماتك مع محامٍ في كل سوق تخدمها.
ما الذي نأخذه معنا؟
- اجمع أقل، واعرف مكان كل نسخة من البيانات.
- امنح الصلاحيات بحسب الدور، بحسابات فردية.
- حدّد مدد الاحتفاظ، واجعل الموافقة خياراً حقيقياً.